手帳用ガントチャートの使い方_top3

横軸に日付が並び、縦軸には作業項目を入れる欄が並んだ「ガントチャート」。

紙の手帳に付いていることも多く、最近ではガントチャートがメインの手帳もありますよね。

元々はプロジェクトの工程を管理するために考えられた表ですが、手帳に付属しているガントチャートはシンプルなものが多く、工程管理以外の使い方もできます。

今日は「手帳のガントチャートの使い道が見つからない…」という方に向けて、私の手帳の写真を例に、色々なガントチャートの使い方をご紹介します。

 

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無料フォーマット

A5手帳リフィル_ガントチャート

 

手帳用ガントチャートの便利なところ

 

予定やタスクが見開きで把握できる

記入例

手帳のガントチャートが便利なのは、ひと月の間にするべきことを、見開き1ページで把握できるところだと思います。

手帳の中で日常的に見るページは、意外と限られているんですよね。よく見る1つのページに重要なタスクがまとまっていれば見逃しは少ないのですが、何ページかにまたがって予定やメモを書いていると、見逃すことが増えてきます。手帳を毎日使っている方で、そんな理由でタスクを見逃しそうになった経験がある方もいらっしゃるのでは・・?

 

ガントチャートをメインページにするのに向いている人

そんな月々の予定を集約しておくページを、「ガントチャート」や「月間カレンダー」にしている人は多いかと思います。

 

打ち合わせなどの予定が多い人は「カレンダー」

手帳のメインページとして考える時、「月刊カレンダー」は一日の行動を文章で書くスペースがあるので、打ち合わせなど時間が決まっている「予定」が多い人に向いています

 

締切仕事や繰り返し作業が多い人は「ガントチャート」

ガントチャートはプロジェクトの流れが見やすい反面、1日の予定を書くスペースはあまりありません。
なので、「締切り」など期限はあるけれどそれまでの予定組みは自分次第、という方や、ひと月の間に同じ作業を繰り返すことが多い方に向いています

私自身は打ち合わせなどの予定が少ないので、「ガントチャート」のページをメインにしていて、予定で重要なものは、カレンダーだけでなくガントチャートの方にも記入しています。

 

手帳用ガントチャートの使い方

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今回は、オーソドックスな「スケジュール管理表」としての使い方と、その他の使い方に分けてご紹介します。

 

スケジュール管理表として

 

工程管理

ガントチャート

まずはオーソドックスに、大きなタスクの工程管理に使う方法。

 

タスク管理の例

このガントチャートでは、一番左にプロジェクト名(私の仕事の場合、月契約のお客さんが多いのでお客さんの名前)・その右側に大きく分類したタスク名を書いています。

大きなタスクは、更に実行に移しやすい細かいタスクに分けて書き込みます。

ガントチャートのフォーマットによりますが、私は期間を示す矢印の下に文字が書けるタイプを使っているので、大きなタスクと同じ行に時系列で細かく分けたタスクを書き込んでいます。

 

小さいけれど重要なタスクのやり忘れ防止に

基本的にガントチャートは、何日かかけて取り組むタスクに向いています。ただ、ガントチャートをよく使う場合には、「すぐに終わるけれど重要なタスク」もガントチャートに記入しておくと、やり忘れ防止になります。

 

作業をゆるく時間予約するのにもおすすめ

やるべき作業をTODOリストに入れておくだけだと、結局先延ばしになってなかなか取り組めない経験はありませんか?
そんな時にもガントチャートがおすすめです。

私は以前、タスクのスケジューリングは「カレンダーの日付や決まった日の時間に、やることを予め予約してしまう」という方法をとっていました。ただ、その日がたまたま忙しかったり体調不良で出来ないことも少なからずありましたし、きっちり決まった日時があると自然とプレッシャーになってしまうんですよね。

そんな方には、ガントチャートでゆるくタスクの時間予約をしておくのがおすすめです。

スケジュールの自由度

TODOリスト > ガントチャート > カレンダー > バーチカルの時間軸

 

上記は、タスクをスケジューリングする時の、時間(心)の自由度の関係です。
タスクの重要度や自分のペースによって、手帳のどのページに書き込むか決めてみてください^^

 

スケジュール管理以外の使い方

 

ハビットトラッカー

 

家事などの毎日のタスクや、やる日が決まっている習慣も、ガントチャートで管理できます。

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こちらは日々の家事を表にしたもの。

出来た日はチェックマークや丸を付けるなど、どんな印を付けるか決めておきます。こちらのページでは斜線で塗りつぶしています。塗りつぶすと達成感が出るのでオススメです^^

 

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達成感が欲しい場合

このページは、出来ていない日が多いですよね。

ただ達成感が欲しいだけの場合は、思い付く家事を全部書き出してしまって、なるべく多く塗りつぶすことを目標にするといいと思います。その代わり、出来ていない項目のことは気にしないのが大切です。

 

確実にタスクをこなしたい場合

確実にタスクをこなしたい場合は、必要最低限・現実的な数のタスクだけ書き出して、必ず全てのタスクを達成することを目標にしましょう。

 

何のためのハビットトラッカーか、メモしておこう

何のためにハビットトラッカーを付けるのかを予め考えて、ページの目立つところにメモしておくと、後から「出来なかった…」と落ち込んだり「大切なものを見逃してた!」なんてことになりづらいですよ^^

 

フードログ

 

食事ログ

このページは日付が縦に並んでいますが、忙しくて寝食を忘れがちな方には、食事をちゃんと採ったかどうかを記録するフードログなどもお勧めです。

このページでは、ちゃんと食べた時は(●)、簡単に済ませた時は半分塗りつぶした丸、食べられたなかった時は(×)の記号を使っています。

 

体調トラッカー

 

体調を管理するために、体力や気分をグラフで表現するのもおすすめです。

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こちらは体調(脳の疲れ)を折れ線グラフで表したもの。

数字(1〜5)や記号(顔マークなど)で体調を記録していた時期もありますが、折れ線グラフや棒グラフが一番ぱっと見で分かりやすかったです。(次点で数字ですかね…)

 

睡眠トラッカー

 

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こちらは睡眠時間を記録したもの。

縦軸にタスクを入れる代わりに時間(例えば、20時〜8時など)を並べれば、睡眠トラッカーとして活用できます

時間だけだとタスクを入れる枠に余白が出来るので、この写真の左側のように、睡眠に関するメモを入れていくといいかもしれませんね^^

 

一日の行動の把握用に…

他にも、マーカーの色を複数使って、勉強や仕事をした時間・家事をした時間などを記録して、一日の行動を視覚的に把握することにも使えます。

 

 

無料フォーマット

私が普段A4用紙に印刷して使っているガントチャートデータがあるので、良かったら使ってください^^

 

A5手帳リフィル_ガントチャート

無料ガントチャート_記入例

 

詳しい使い方はこの記事から

フォーマット無料ダウンロード_アートボード 1

 

おわりに

ガントチャートの便利なところ、伝わったでしょうか…?この記事やダウンロードデータが参考になったら嬉しいです。
使えそうだと思った方は、是非活用してみてくださいね。

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今日も読んでくれてありがとう!

 

 

 

 

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