手帳用ガントチャートの使い方_top3

横軸に日付が並び、縦軸には作業項目を入れる欄が並んだ「ガントチャート」。
紙の手帳に付いていることも多く、ガントチャートがメインの手帳もありますよね。

ガントチャートは、元々はプロジェクトの工程を管理するために考えられた表ですが、手帳に付属しているガントチャートはシンプルなものが多く、仕事の工程管理以外の使い方もできます。

また、ガントチャートはビジネスだけでなく、家族の予定や日々の習慣を記録するなど、プライベートシーンでも使いやすいフォーマットです

 

今日は「手帳のガントチャートの使い道が分からない…」という方に向けて、私の手帳の写真を例に、手帳用ガントチャートの長所や、ビジネス・プライベート両面での様々な使い方をご紹介します。

 

 

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無料フォーマット

A5手帳リフィル_ガントチャート

/ ひと月のオン・オフの予定や習慣が \
把握しやすいガントチャートです^^

 

手帳用ガントチャートの便利なところ

 

プロジェクトの計画が立てやすい

なんといっても、ガントチャートはブロック型のカレンダーなどよりも長期的な予定の計画が立てやすいことと、他のプロジェクトとの日程調整がしやすいのが特徴です。

 

ガントチャートで出来ること

無料ガントチャート配布中_アートボード 1 のコピー 7

ガントチャートは、プロジェクトの締め切り日を書き込んで、そこから逆算して予定を立てていく時にも便利ですし、逆に今からプロジェクトを始めて、いつ頃完成するかを見積もる時にも使いやすいフォーマットです。

また、複数のプロジェクトを並行して書き込めるため、他のプロジェクトの予定との兼ね合いを見たり、1日(又は一定期間内)のタスク量に無理がないかを確認したり、他のプロジェクトメンバーとの調整がしやすいなどのメリットがあります。

 

予定やタスクが見開きで把握できる

記入例

特に手帳に付いているガントチャートが便利なのは、ひと月の間にするべきことを、見開き1ページで把握できるところです。

手帳の中で日常的に見るページは、意外と限られているんですよね。よく見る1つのページに重要なタスクがまとまっていれば見逃しは少ないのですが、何ページかにまたがって予定やメモを書いていると、見逃すことが増えてきます。手帳を毎日使っている方で、そんな理由でタスクを見逃しそうになった経験がある方もいらっしゃるのでは・・?

 

ガントチャートをメインページにするのに向いている人

そんな月々の予定を集約しておくページを、「ガントチャート」や「月間カレンダー」にしている人は多いかと思います。

 

打ち合わせなどの予定が多い人は「カレンダー」

手帳のメインページとして考える時、「月刊カレンダー」は一日の行動を文章で書きやすいので、打ち合わせなど時間が決まっている「予定」が多い人に向いています

 

締切仕事や繰り返し作業が多い人は「ガントチャート」

ガントチャートはプロジェクトの流れが見やすい反面、1日の予定を書くスペースはあまりありません。
なので、「締切り」など期限はあるけれどそれまでの予定組みは自分次第、という方や、ひと月の間に同じ作業を繰り返すことが多い方に向いています

私自身は打ち合わせなどの予定が少ないので、「ガントチャート」のページをメインにしていて、予定で重要なものは、カレンダーだけでなくガントチャートの方にも記入しています。

 

手帳用ガントチャートの使い方

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今回は、オーソドックスな「スケジュール管理表」としての使い方と、その他の使い方に分けてご紹介します。

 

スケジュール管理表として

まずはスケジュール管理をする時の、ガントチャートの使い方を説明します。

ここでは、「大きなプロジェクトの管理をする時の使い方」「タスクのやり忘れ防止としての使い方」「タスクをゆるく予約する使い方」の3つを紹介します。

 

プロジェクトの工程管理に

ガントチャート

1つ目は、大きなプロジェクトの工程管理に使う方法をご紹介します。

 

プロジェクトの計画の立て方

通常、1つのプロジェクトの予定を立てる時は、

① 必要な全てのタスクを洗い出し、
② タスクごとにかかる時間を見積もり、
③ 完了日を意識しつつ、無理のないようタスクをスケジュールに落とし込む

という手順を踏みます。

この③の、「タスクをスケジュールに落とし込む」時に活躍するのがガントチャートです。

単体のタスクや小さなプロジェクトなら直接ガントチャートに書き込んでも良いのですが、大きなプロジェクトの計画を立てるのに慣れていない場合は、いきなりガントチャートに書き込まずに、必ず①のタスクの洗い出しと、②の時間の見積もりを先に出しておきましょう。書き出すのはチラシの裏などでも大丈夫。

この2つの作業を先に挟むことで、無理の無い計画が立てられるようになります^^

 

プロジェクトガントチャートの記入例

タスク管理の例

 

このガントチャートでは、一番左(左から1列目)にプロジェクト名(私の仕事の場合、月契約のお客さんが多いのでお客さんの名前)・その右側(左から2列目)に大きく分類したタスク名を書いています。

また、この表では、「大きなタスク」を更に実行に移しやすい「細かいタスク」に分けて書き込んでいます。

各タスクには、そのタスクをするのにかかる時間(②で見積もった時間)をメモしておくと、スケジュールががずれ込んだ時の調整もしやすいのでおすすめです。(上の表では、細かいタスクの横に(カッコ)で時間をメモしています)

 

自分プロジェクトにも!

プロジェクトと言うと仕事でのイメージが湧きがちですが、プライベートでも今回ご紹介した手順で「自分プロジェクト」を立てると、毎日が充実するし、色んな夢が叶います

例えば「読書プロジェクト」や「資格取得プロジェクト」でも良いですし、「今月中に手付かずのあの部屋の掃除を終わらせたい!」とか、「楽器を弾けるようになりたい!」といったプロジェクトも良さそうですね。

 

小さいけれど重要なタスクのやり忘れ防止に

基本的にガントチャートは、何日かかけて取り組むタスクを書き込むのに向いています。ただ、ガントチャートをよく使う場合には、「1日以内で終わるけれど重要なタスク」もガントチャートに記入しておくと、やり忘れ防止になります。

 

作業をゆるく時間予約するのにもおすすめ

やるべき作業をTODOリストに入れておくだけだと、結局先延ばしになってなかなか取り組めない経験はありませんか?
そんな時にもガントチャートがおすすめです。

私は以前、タスクのスケジューリングは「カレンダーの日付や決まった日の時間に、やることを予め予約してしまう」という方法をとっていました。ただ、その日がたまたま忙しかったり体調不良で出来ないことも少なからずありましたし、きっちり決まった日時があると自然とプレッシャーになってしまうんですよね。

そんな方には、ガントチャートでゆるくタスクの時間予約をしておくのがおすすめです。

スケジュールの自由度

TODOリスト > ガントチャート > カレンダー > バーチカルの時間軸

上記は、タスクをスケジューリングする時の、時間(心)の自由度の関係です。

タスクの重要度や自分のペースによって、手帳のどのページに書き込むか決めてみてください^^

 

 

スケジュール管理以外の使い方

 

ハビットトラッカー

家事などの毎日のタスクや、やる日が決まっている習慣も、ガントチャートで管理できます。

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こちらは日々の家事を表にしたもの。

出来た日はチェックマークや丸を付けるなど、どんな印を付けるか決めておきます。こちらのページでは斜線で塗りつぶしています。塗りつぶすと達成感が出るのでオススメです^^

 

フードログ

 

食事ログ

このページは日付が縦に並んでいますが、忙しくて寝食を忘れがちな方には、食事をちゃんと採ったかどうかを記録するフードログなどもお勧めです。

このページでは、ちゃんと食べた時は(●)、簡単に済ませた時は半分塗りつぶした丸、食べられたなかった時は(×)の記号を使っています。

 

睡眠トラッカー

 

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こちらは睡眠時間を記録したもの。

縦軸にタスクを入れる代わりに時間(例えば、20時〜8時など)を並べれば、睡眠トラッカーとして活用できます

時間だけだとタスクを入れる枠に余白が出来るので、この写真の左側のように、睡眠に関するメモを入れていくといいかもしれませんね^^

 

体調トラッカー

ちなみに、上の睡眠トラッカーの下に書いているのは体調を記録している「体調トラッカー」です。
体調が良い時・悪い時の原因をつきとめるために、その原因になりそうな、気温・天気なども記録しています。

 

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こちらは一番上に、体調(脳の疲れ)を表したもの。
視覚的に分かりやすいように、折れ線グラフを使っています。

数字(-2〜+2)や記号(顔マークなど)で体調を記録していた時期もありますが、折れ線グラフや棒グラフが一番ぱっと見で分かりやすかったです。(次点で数字でした)

 

一日の行動の把握用に…

他にも、マーカーの色を複数使って、勉強や仕事をした時間・家事をした時間などを記録して、一日の行動を視覚的に把握することにも使えます。

 

 

トラッカーを作る時に注意すること

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このページは、達成感が欲しくて記録を付けていた頃のトラッカーです。
よく見ると、出来ていない日が多いですよね。

ハビットトラッカーを作る時は、何のために記録を続けるのか、予め目的を明確にしておくことが大切です。

 

達成感が欲しい場合

ただただ「達成感」が欲しいだけの場合は、思い付く家事を全部書き出してしまって、なるべく多く塗りつぶすことを目標にするといいと思います。その代わり、出来ていない項目のことは気にしないのが大切です。

 

確実にタスクをこなしたい場合

確実にタスクをこなしたい場合は、必要最低限・現実的な数のタスクだけ書き出して、必ず全てのタスクを達成することを目標にしましょう。

 

いつ実行したか忘れないために

他にも、「ここの掃除っていつやったっけ?(トラッカーを見て)1週間掃除してないから、そろそろやろう」という感じで、次の予定日を決めるために記録する、という使い方もあります。
この次の章でご紹介する「フードログ」や「健康ログ」なども似たような目的の使い方です。

 

何のためのハビットトラッカーか、メモしておこう

こんな風に、目的によって意外とハビットトラッカーの役割って変わってくるんですよね。

なので、慣れないうちは何のためにハビットトラッカーを付けるのかを予め考えて、ページの目立つところにメモしておくと、後から「出来なかった…」と落ち込んだり「大切なものを見逃してた!」なんてことになりづらいですよ^^

 

 

無料フォーマット

私が普段A4用紙に印刷して使っているガントチャートデータがあるので、合いそうな方は使ってください^^

 

A5手帳リフィル_ガントチャート

ひと月の予定や、健康・習慣の記録などを1枚に書き込めるように、なるべくたくさんの項目を並べられるレイアウトになっています。

 

無料ガントチャート_記入例

 

詳しい使い方はこの記事から

フォーマット無料ダウンロード_アートボード 1

 

おわりに

ガントチャートの便利なところ、伝わったでしょうか…?この記事やダウンロードデータが参考になったら嬉しいです。
使えそうだと思った方は、是非活用してみてくださいね。

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今日も読んでくれてありがとう!

 

 

 

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